Dématérialisation LAD/RAD
Dématérialiser pour mieux partager... et réduire les coûts !
Dès qu'un document est numérique, les possibilités de partage, de transfert et de Workflow s'ouvrent à vous avec une facilité déconcertante par rapport à l'utilisation de signataires !
Facilité, rapidité et donc ROI garanti pour de nombreux processus :
- Réduction du temps de traitement des commandes et des factures,
- Gain de temps dans la recherche de documents,
- Fluidité des échanges de courriers entre services et collaborateurs.
LAD/RAD : Lecture et reconnaissance automatique de documents
Pourquoi saisir des masses d'informations quand le système peut le faire à votre place ?
La lecture automatique est un plus significatif lorsque des volumes importants de documents similaires doivent être traités : factures, formulaires SLS, demandes de logements,...
Dématérialiser en douceur...
Vos équipes peuvent passer progressivement du "tout papier" au "tout numérique": l'appropriation des procédures dématérialisées et la confiance accordée aux documents numériques s'acquièrent sur la durée.
Pour initier la démarche vertueuse, proposez à vos équipes de conserver leur classement papier et d'utiliser le processus de dématérialisation à base de code barres parfaitement adapté à ce contexte :
1. Vous créez le dossier avec la planche code-barres
2. Vous positionnez le code-barres
sur la 1ère page.
3. Vous scannez en masse
vos documents.
4. Vos documents se classent automatiquement,
et les collaborateurs concernés
sont prévenus
Une étiquette correspondant au document est placée sur la première page de celui-ci. Elle fait également office de séparateur : des documents de différentes natures et différents dossiers peuvent donc être numérisés en une fois.
Cette technique permet de classer automatiquement le document dans la bonne rubrique du bon dossier. En pratique, les étiquettes sont préalablement éditées sur des planches A4 et suivent la même nomenclature que celle de votre plan de classement. ..
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